В каких случаях необходим акт выполненных работ по договору ГПХ
В ГК РФ нет обязательного положения о необходимости сопровождать сделку актом. Этот документ нужен больше для подстраховки от нестандартных ситуаций, когда мало устного заверения о том, что заказчик удовлетворен качеством оказанной услуги. Составление и подписание документа требуется в следующих случаях:
- Самозанятому выплачивается аванс. Вознаграждение исполнителю можно включить в расходы только на дату завершения работ, что подтверждается актом. Засчитать аванс отдельно другим днём нельзя.
- Услуга оказывается в несколько этапов. На размер оплаты самозанятого влияет объём, а в документе как раз фиксируется, сколько задач за определённый период было выполнено.
- В договоре нет чёткой формулировки предоставляемой услуги. Тогда в приложении исполнитель детально расписывает, что именно он сделал.
- Самозанятому пришлось аннулировать чек. Если заказчик перевёл неправильную сумму вознаграждения или чек был выбит с ошибкой, его придётся отменить. Чтобы у ФНС не было вопросов, необходимо составить акт с отсылкой на аннулирование документа.
- Услуга не соответствует заявленному качеству. Если заказчик не доволен работой или были сорваны все сроки, он вправе уменьшить размер вознаграждения. В этом случае акт будет являться доказательством нарушения условий сделки во время судебного разбирательства.
Акт служит гарантией того, что у контрагентов впоследствии не будет разногласий и необходимости обращаться в суд. И если возникнет такая ситуация, это документ будет служить доказательством. Его отсутствие может быть расценено судом как пренебрежение к процедуре сдачи-приёмки. А это повлечёт за собой наложение штрафных санкций.
Как составить
Составление акта входит в обязанности исполнителя, поскольку именно он оказывает услугу и отвечает за её качество. А заказчик решает, потребуется ли ему этот документ. Подписание бумаги происходит уже после выполнения и приёмки работы. В законодательстве нет установленного образца акта оказанных услуг по договору ГПХ с физическим лицом, поэтому в 2022 году его можно составлять в свободной форме. Но в документе обязательно должны быть прописаны следующие моменты:
- наименование документа;
- номер и дата договора ГПХ;
- место и дата составление акта;
- ФИО контрагентов;
- точное описание услуги;
- размер вознаграждения;
- дата окончания работ;
- полный перечень претензий (если они есть);
- гарантийные обязательства (если это предусмотрено договором);
- подписи участников сделки с расшифровкой.
Описание услуги и её стоимость должны полностью соответствовать информации, которая прописана в самом договоре ГПХ. Кстати, как правильно оформлять договор ГПХ мы уже писали здесь. Наличие печати заказчика на документе не считается обязательным, поэтому её отсутствие не будет расценено как нарушение.
Структура
Типовой образец акта приёма и передачи работ по договору ГПХ с физическим лицом состоит из нескольких частей:
- В первой кратко описывают суть приложения, а также заносят информацию о документе, к которому он прилагается (основной договор о сделке).
- Во второй фиксируют факт сдачи и приёма работы на основании соглашения.
- Ниже располагают таблицу, в которой указывают все виды выполненных работы со сроками, стоимостью, уровнем качества и комментариями заказчика. Особенно подробно нужно заполнять следующие колонки: наименование услуги, качество выполненной работы, замечания заказчика. Именно эти данные будут основными в случае начала судебного разбирательства.
- Далее стоит добавить пункт, что работа была проверена, а у заказчика нет претензий. В противном случае нужно подробно описать недостатки, указать сроки и порядок их устранения.
- В заключительной части вписывают данные участников сделки и заверяют подписями.
Правила оформления
После того как выбран образец акта выполненных работ по договору ГПХ с физическим лицом, можно переходить к оформлению. Документ принято составлять на листе формата А4 в двух экземплярах. Если бумага будет передана в надзорные или контрольные органы, то потребуется большее число экземпляров.
Есть ещё несколько важных моментов при оформлении документа:
- На акте должны стоять подписи заказчика и исполнителя.
- Документ можно оформлять не на весь объём работы, а только на часть.
- Если заказчик выявил брак, он вправе не принимать работу и не подписывать документ до момента полного устранения всех ошибок.
- Полную оплату исполнитель получает только после подписания акта.
- Этот документ можно использовать в качестве доказательств во время судебного разбирательства.
- Контрагенты могут заменить акт иным документом, который подтверждает факт исполнения обязательств по сделке.
- Принимать работы и подписывать акт вправе не только лицо, подписавшее ГПХ, но и другой представитель компании заказчика при наличии у него письменной доверенности, оформленной нотариально.
Промежуточный документ
Если в соглашении указан слишком большой объём работы, то есть смысл в составлении промежуточного документа. В этом случае можно воспользоваться всё тем же образцом акта на оказание услуг по договору ГПХ с физическим лицом за 2022 год. Но в документе необходимо будет указать сроки отдельных этапов работ, их стоимость и условия возмещения затрат, которые могут возникнуть из-за:
- нарушения условий сделки;
- несоблюдение сроков;
- ненадлежащего качества услуги.
УПД вместо акта
После оказания услуги вместо акта можно использовать универсальный передаточный документ. УПД является рекомендованной формой, а не обязательной, но она позволяет сократить документооборот. Эту замену необходимо в обязательном порядке согласовать с контрагентом. Если в основном договоре указано, что использование акта — это обязательное условие, то вопрос можно решить оформлением допсоглашения.
Что делать при отсутствии фактического выполнения работ
Иногда даже после подписания акта работа оказывается невыполненной или не соответствует качеству. Тогда нужно направить письмо исполнителю, в котором нужно указать на выявленные недостатки. И если он откажется что-либо исправлять, можно привлечь экспертную службу для оценки качества и объёма работ, а на основании заключения уже обращаться в суд.
Как автоматизировать процесс
Взаимодействовать с внештатными сотрудниками можно через сервис Рокет Ворк. Это специальная платформа, которая значительно упрощает весь процесс. В Рокет Ворк акт выполненных работ формируется автоматически при оформлении задания. В документе отражается полная информацию об услуге, её стоимость и временные рамки.