Порядок оформления
Как оформить договор, если исполнитель за границей, зависит от нескольких факторов: был ли раньше у вас заключён договор с фрилансером и каким именно он был — трудовым или договором ГПХ. Рассмотрим каждый случай.
Если работали по договору ГПХ
Здесь всё просто — в договоре менять ничего не нужно. Такой исполнитель не находится в штате, у договора есть срок и в нём указан конкретный результат. По истечении срока договора можно заключить новый по аналогии со старым.
Если был заключён трудовой договор
В этом случае вы можете перевести сотрудника на дистанционный режим. Для этого необходимо выпустить дополнительное соглашение о дистанционной работе к трудовому договору.
В дополнительном соглашении нужно указать:
- дату, с которой сотрудник переходит на дистанционку;
- пункт, который указывает, что работник определяет место выполнения работы самостоятельно;
- способ, которым работодатель и работник обмениваются документами;
- способ, с помощью которого работодатель контролирует работу;
- пункт, в котором говорится, получает ли работник компенсацию, например, за аренду рабочего помещения или за электричество.
Важно! Запрета работать по трудовому договору с гражданами РФ, которые находятся за пределами страны, нет, однако у Роструда есть своя позиция на этот счёт — такой формат не рекомендуется. Это связано с тем, что в таком случае работодатель не может обеспечить работнику безопасные условия труда — такое разъяснение власти дали в письме от 16 января 2017 г. N 14-2/ООГ-245.
Плюсы и минусы каждого формата
Трудовой договор. Плюсы:
- вы вправе контролировать деятельность работника;
- работник выполняет задачи в то время, которое обозначено в трудовом договоре.
Минусы:
- разные часовые пояса. Вы можете поставить рабочую встречу на 16:00, тогда как у работника в его часовом поясе будет 21:00. Аналогично с постановкой задач. Со временем работник может потерять мотивацию из-за сильной физической усталости;
- сложно контролировать условия работы. Не в каждом городе интернет стабильный, в ряде стран может отключаться электричество из-за погоды. Это скажется на скорости и качестве выполнения рабочих задач;
- если произойдёт несчастный случай, то по Трудовому Кодексу вы будете обязаны создать комиссию по расследованию, что в условиях нахождения в разных странах очень сложно;
- опять же, Минтруд не рекомендует сотрудничать оформлять трудовой договор с исполнителями, которые находятся за границей и может оштрафовать за несоблюдение условий охраны труда. Конечно, официально запрета нет, но лучше прислушаться.
Договор ГПХ. Плюсы:
- можно легко и быстро как заключить, так и расторгнуть;
- не нужно платить социальные взносы, а если исполнитель — самозанятый, то он сам уплатит все налоги и причитающиеся взносы;
- платить нужно только за результат, не нужно оплачивать простои;
- не нужно оплачивать отпуск или больничные.
Минусы:
- такого исполнителя нельзя контролировать — он сам выбирает, сколько часов в день и где выполнять работу;
- нельзя согласовать отпуск — исполнитель выбирает даты, которые удобны ему, и он не обязан привязываться к вашим интересам;
- нельзя контролировать исполнение задач, под контролем может быть только оказание услуги вовремя.
Мы подробно рассказали, как правильно оформить договор ГПХ, в этой статье.
Какие налоги нужно платить
Как мы уже сказали выше, если вы работаете с самозанятым, то обязанность уплачивать налоги и добровольные взносы остаётся на нём. Возможность применения налогоплательщиком специального налогового режима НПД не ставится в зависимость от наличия или отсутствия у налогоплательщика статуса налогового резидента Российской Федерации — это прямо говорится в письме Минфина РФ № 03-11-11/2644 от 20.01.2020.
С физлицами по договорам ГПХ и с сотрудниками по трудовому договору ситуация обстоит иначе. Здесь размер налога зависит от налогового резидентства, на нём остановимся подробнее.
- Резидент — гражданин, который находится на территории РФ не менее 183 дней в течение последних 12 месяцев, при этом неважно, идут подряд эти дни или нет. НДФЛ уплачивается с доходов, полученных от источников как в России, так и за её пределами;
- Нерезидент — гражданин, который находится за пределами страны более 183 дней в течение последних 12 месяцев. НДФЛ уплачивается только с доходов, полученных внутри страны.
Большую роль играет то, какое рабочее место указано в договоре — в РФ или вне РФ. Если место в договоре — РФ:
- резидент: НДФЛ 13%, удерживается работодателем/заказчиком;
- нерезидент: НДФЛ 30%, удерживается работодателем/заказчиком.
Если место в договоре — за рубежом:
- резидент: НДФЛ 13%, платит сотрудник/исполнитель;
- нерезидент: НДФЛ не уплачивается.
Какие страховые взносы нужно платить
Зависит от двух критериев: от гражданства сотрудника/исполнителя и типа договора. В зависимости от гражданства и места пребывания:
- на зарплату граждан РФ в обязательном порядке нужно начислять пенсионные взносы, медицинские, социальные и страховые. Это же правило распространяется на лиц без гражданства, временно пребывающих или проживающих на территории РФ;
- что касается иностранцев, которые проживают за пределами России — на них распространяются только страховые взносы на страхование от несчастных случаев на производстве.
В зависимости от типа договора:
- по трудовым договорам нужно уплачивать ровно те же взносы, которые описаны выше;
- по договорам ГПХ необходимо уплачивать только пенсионные, медицинские и страховые взносы. Социальные взносы на выплату больничных и декретных начислять не нужно. Взносы на страхование от несчастных случаев уплачивать нужно только в случае, если это напрямую прописано в договоре.
Как обмениваться документами и оплачивать услуги
Если вы сотрудничаете с исполнителями по договорам ГПХ, всё это можно сделать через Рокет Ворк. На платформе есть встроенный функционал электронного документооборота, а также готовые шаблоны договоров под сделки. Когда исполнитель выполнит работу, можно будет с ним рассчитаться прямо на платформе в один клик. После этого можно обменяться актом онлайн, а если исполнитель — самозанятый, Рокет Ворк сам сформирует чек и передаст его вам.