Командировка — признак трудовых отношений
Отношения по договору гражданско-правового характера принципиально отличаются от трудовых. В связи с этим компания может не предоставлять самозанятому отпуск или больничный, а самозанятый вправе не подчиняться правилам трудового распорядка компании.
Можно ли отправить самозанятого в командировку? Отправить самозанятого в командировку, как это принято со штатными сотрудниками, компания не может. При сотрудничестве с самозанятым в статью расходов бизнеса не попадают:
- оплата отпуска, больничного, социального пособия;
- оборудование рабочего места;
- обеспечение ресурсами для выполнения работы.
Исходя из последнего пункта можно сделать вывод, что оплачивать самозанятому билеты, проживание и какие-либо другие ресурсы для того, чтобы он мог выполнить задачу, нельзя. Такие действия допустимы только в рамках трудовых отношений.
ФНС тщательно проверяет компании на предмет маскировки трудовых отношений. У налоговиков есть специальная система, которая присваивает компаниям, которые работают с внештатниками, риск-баллы. Оплата проживания или проезда за самозанятого — явный признак трудовых отношений. Если налоговики сочтут, что вы прикрываете трудовые отношения гражданско-правовыми, они начнут проверку. И если в ходе вам не удастся доказать обратное, вероятнее всего, вам назначат штраф:
- от 50 до 100 тысяч рублей за несоблюдение условий сотрудничества с самозанятыми;
- доначисления по НДФЛ и взносам, а также пени за просрочку.
Очень подробно про все возможные риски сотрудничества и о том, как их избежать, мы рассказали в этой статье.
Вместо того, чтобы отправить самозанятого в командировку, нужно включить расходы в сумму вознаграждения
Чтобы самозанятый в рамках закона смог оказать услугу, он должен рассчитать сумму грядущих расходов и включить её в стоимость услуги.
Заказчику неважно, с какими издержками сопряжена работа самозанятого. Оплата происходит по результату работы. Если самозанятый понимает, что для выполнения поставленной задачи потребуются дополнительные расходы, их следует сразу включить в общую сумму вознаграждения.
Закон такую систему приветствует. По факту, эта схема аналогична пути работы с обычным подрядчиком — он заранее включает расходы в стоимость конечной услуги и выставляет счёт.
Таким образом, в рамках специального налогового режима НПД при определении налоговой базы учитывается вся сумма полученного дохода, включая доходы, направленные на покрытие расходов, — это говорится в письме Минфина от 05.10.2022 № 03-11-11/96246
То есть, самозанятый оценивает стоимость перелёта, проживания и других трат, связанных с предстоящей работой и плюсует эту сумму к стоимости своих услуг. На эту сумму заключается договор. Если в процессе сотрудничества появляются непредвиденные траты, стоит заключить допсоглашение, где будет прописана новая стоимость услуг.
Стоит подготовить акт
По закону составлять акт необязательно, однако в случае проверок акт будет хорошим подспорьем и поможет доказать, что вы действовали в рамках правового поля. Чтобы акт выглядел понятным для проверяющих органов, стоит подробно описать услугу: указать её название, стоимость и объём.
Помните про чек
По завершению сделки обязательно нужно получить чек от самозанятого и проверить корректность суммы и данных в нём. Иногда самозанятый может забыть выдать чек, и на этот случай лучше вписать в договор следующую формулировку: «Исполнитель обязуется предоставить чек не позднее дня, следующего за днём поступления выплаты. Исполнитель обязуется возместить все убытки, связанные с невыполнением этого обязательства».
Как автоматизировать процесс
В Рокет Ворк есть всё для быстрой и безопасной работы с самозанятыми. На платформе есть готовые шаблоны электронных договоров и актов, которые заполняются автоматически. Рокет Ворк выпускает бесплатно усиленные неквалифицированные электронные подписи как для заказчика, так и для исполнителя, поэтому подписать документы можно в один клик. Рокет Ворк — официальный партнёр ФНС, автоматически декларирует доходы самозанятых, корректно формирует за них в чеки и предоставляет заказчику.