Чем рискует юрлицо при сотрудничестве с самозанятым
Если юрлицо привлекает к задачам самозанятого, то такого исполнителя не нужно официально зачислять в штат. В этом случае отпадает необходимость:
- отчислять НДФЛ и страховые взносы;
- оплачивать отпуск, больничный;
- иметь социальные обязательства;
- предоставлять рабочее место и материалы для выполнения заказа;
- оформлять и своевременно отправлять отчётность.
Но если при сотрудничестве с плательщиком НПД допущены какие-либо ошибки или нарушены установленные требования, то у заказчика возникают определённые риски. Например:
- Штрафы в размере 50-100 тысяч рублей за несоблюдение условий работы с самозанятыми.
- Доначисления по НДФЛ и взносам.
- Пени за просрочку по НДФЛ и взносам.
- Переквалификация соглашения ГПХ в трудовой договор.
- Зачисление исполнителя в штат на условиях официального сотрудника со всеми полагающимися льготами.
- Регулярное отчисление за сотрудника НДФЛ и страховых выплат.
В каких случаях нельзя привлекать самозанятых к работе
Есть случаи, когда закон запрещает работать с самозанятыми. Это привлечение исполнителей, которые:
- утратили статус плательщика НПД;
- занимаются запрещенными для режима НПД видами деятельности;
- ранее работали на заказчика по трудовому договору, и с момента их увольнения еще не прошло 2 лет;
- выполняют обязанности курьеров, если им не предоставлена онлайн-касса работодателя;
- сотрудничают на основании договора поручения, комиссии или агентского;
- были привлечены для исполнения трудовых обязательств.
Как избежать рисков при работе с самозанятыми
Чтобы для организации не было рисков при сотрудничестве с самозанятыми, заказчику необходимо убедиться, что:
- У исполнителя действительно есть статус плательщика НПД. Для этого можно попросить у него справку о регистрации режима или проверить информацию самостоятельно через сайт ФНС. Это желательно делать каждый раз перед перечислением вознаграждения за услугу.
- Годовой доход самозанятого не превысил 2,4 миллионов рублей.
- Предмет договора не входит в перечень запрещенных видов деятельности для самозанятых.
- Исполнитель не имел с работодателем официальных трудовых отношений в течение последних 2 лет.
- Соглашение составлено грамотном, и в нем нет признаков подмены трудовых отношений.
- Исполнитель предоставил чек в качестве подтверждения факта получения оплаты, и в нем нет ошибок. Без этого документа заказчик также не сможет учесть в расходах эту выплату.
Как составить договор
Для ООО есть риски при заключении договора с самозанятым, если соглашение составлено неправильно. По закону сотрудничество с плательщиком НПД нужно оформлять в письменном виде. Устная форма возможна, если вознаграждение не превышает 10 тысяч рублей, а услуга оказывается сразу. В остальных случаях лучше использовать письменный контракт.
Договор должен быть составлен так, чтобы ФНС при проверке не заподозрила наличия в нём признаков подмены трудового соглашения. Заказчик должен убедиться, что в документе есть следующие пункты:
- дата заключения и срок действия соглашения;
- предмет договора;
- итоговая стоимость услуги и вариант оплаты;
- порядок оказания услуги;
- правила сдачи и приёма работы;
- обязанности и права сторон;
- порядок изменения условий соглашения;
- варианты разрешения спорных ситуаций.
Также необходимо указать в соглашении, что:
- Исполнителем выступает самозанятый, который в случае аннулирования статуса обязан своевременно уведомить об этом заказчика и покрыть все его расходы.
- Самозанятый самостоятельно покрывает обязательства по налогам.
- Плательщик НПД обязан выдавать чек, и его ответственность за нарушение пункта.
Чтобы не возникали риски для компании в договоре с самозанятым стоит избегать любых формулировок, который могут хотя бы косвенно намекать на трудовые отношения. Нельзя указывать:
- вид трудовой обязанности;
- конкретный объём работы;
- ежемесячную форму оплаты;
- вознаграждение за отработанные дни;
- подчинение исполнителя трудовому распорядку и начальству;
- необходимость регулярно посещать офис заказчика;
- дисциплинарную и материальную ответственность исполнителя.
О том, на какой срок можно заключить договор с самозанятым, рассказали тут.
Чем грозит перевод сотрудника на самозанятость
Существуют определённые риски для работодателя при найме в качестве самозанятых бывших сотрудников. Закон разрешает пользоваться услугами физлиц, которые ранее официально трудились в компании, но есть здесь определённые ограничения. Налоговые льготы не будут распространяться на действующих сотрудников, а также на бывших, с момента увольнения которых ещё не прошло 2 лет.
Если работодатель пренебрежёт этим требованием или специально переведёт работника на самозанятость, это будет расценено ФНС как уход от оплаты налогов. В результате заказчику доначислят НДФЛ и взносы и выпишут штраф. Налоговая также может обязать работодателя изменить договор с самозанятым на трудовой.
Какие нарушения выявляют налоговые службы
Налоговые службы всё чаще направляют запросы юрлицам с просьбой предоставить информацию по самозанятым подрядчикам. Инспекторов интересует вся документация по сделкам с такими исполнителями. Иногда организацию информируют о том, что она находится в зоне риска при работе с самозанятыми и какие действия ей нужно предпринять, чтобы не злоупотреблять правом использования труда плательщиков НПД.
ФНС постоянно следит за деятельностью организаций. Под особый контроль попадают те, кто сотрудничает с самозанятыми. Когда юрлицу нужно выполнить работу, он обязан:
- заключить с физлицом официальный договор;
- выплачивать исполнителю зарплату и гарантировать соцпакет;
- отчислять за сотрудника НДФЛ и страховые взносы.
Чтобы снизить налоговую нагрузку, бизнесмены просят потенциальных работников оформлять самозанятость и после этого нанимают их на основании договора ГПХ. Задача ФНС — обнаружить незаконную подмену трудовых отношений, доначислить НДФЛ и взносы и оштрафовать организацию. Доказательством факта нарушения считают:
- оформление исполнителю постоянного пропуска для входа на территорию заказчика;
- регистрацию в журнале ежедневного прихода/ухода самозанятого с работы;
- кадровую документацию: соглашение о материальной ответственности, график отпусков, командировочный лист и прочее;
- расчётный лист по заработной плате;
- документы по охране труда и соблюдение техники безопасности с подписью самозанятого;
- доверенность на имя плательщика НПД для представления интересов заказчика;
- регулярные обязательные диспансеризации исполнителя;
- компенсацию заказчиком расходных материалов, командировочных и транспортных расходов.
Что делать, если ФНС посчитала самозанятого штатным сотрудником
Даже если договор с плательщиком НПД оформлен правильно, инспектор может посчитать исполнителя сотрудником организации и заподозрить схему маскировки трудовых нарушений. Представитель ФНС потребует устранить нарушения и заключить с самозанятым трудовой договор. А в этом случае организация теряет льготы и переходит на общую систему налогообложения.
Чтобы этого избежать, нужно соблюдать правила оформления соглашения и следить, чтобы в договоре не было признаков трудовых отношений. Это поможет в спорной ситуации продемонстрировать инспектору, что какие-либо нарушения отсутствуют.
Что делать, если возникли проблемы при работе с самозанятым
Иногда плательщики НПД оказываются недобросовестными гражданами. Наиболее распространённая проблема для заказчиков – это непредоставление чека. Если исполнитель не сделал этого и при повторной просьбе, следует подать жалобу в ФНС.
Еще один вариант обезопасить себя — прописать в договоре ответственность самозанятого в случае нарушения условий. Также стоит добавить пункт о компенсации расходов заказчику, которые могут возникнуть по вине исполнителя. В остальных спорных ситуациях рекомендуется обращаться в суд.
Дополнительная мера безопасности для работодателей
Бизнес отнимает много времени, и часто заказчикам сложно отследить, чтобы все пункты соглашения с самозанятым были исполнены. В помощь компаниям был создан сервис Рокет Ворк. Он представляет собой специальную платформу для работы с внештатными сотрудниками и располагает для этого всеми необходимыми инструментами.
Рокет Ворк берёт на себя весь документооборот, отчётность, бухгалтерию, поиск исполнителей и оплату вознаграждения. Это поможет снизить риски при работе с плательщиками НПД. Заказчикам больше не придется беспокоиться, поскольку соглашение будет составлено грамотно, работа оплачена вовремя и чек получен в качестве подтверждения закрытия сделки.