О компании: сервис доставки еды, который работает онлайн — ресторанов с посадочными местами нет, а главное преимущество сервиса — быстрая доставка, которой пользовались любители домашней кухни, оформляя каждый день в районе 25 тысяч заказов. Такое число заказов подразумевает и большой штат сотрудников, в нашем случае их более 1700. С каждым из них нужно было оформлять документы, большинство персонала находились не в штате из-за разового характера работ, и заключать ДГПХ.
Проблема: катастрофические расходы на документооборот
- Сервису требовалось как минимум 17 кадровиков, чтобы успевать готовить договоры, отслеживать их подписание и закрывать актами. Фактически на каждых 80-100 сотрудников приходится один специалист кадрового делопроизводства.
- Как максимум — ещё с десяток кадровых специалистов, потому что формирование полного комплекта документов занимало 15-20 минут каждый раз. Заниматься этой задачей приходилось ежедневно, опять же, из-за разового или позадачного формата сотрудничества.
72 сотрудника и более 4,3 млн ежемесячно — вот такие расходы приходилось нести сервису, чтобы поддерживать в идеальном состоянии документы и оформлять выплаты самозанятым. Цифра, конечно, невероятная, да и даже без неё понятно, что отдел КДП и бухгалтерии буквально тонет в операционке.
Чтобы решить свою проблему, клиент обратился в Рокет Ворк.
Требовалось сократить расходы на документооборот и выплаты, не теряя в качестве
Было принято решение оценить и изменить формат отношений с исполнителями. Было принято решение перевести большую часть процессов, которые ещё не были переведены, в позадачный формат — благодаря этому можно было оформлять курьеров, работников склада и других как самозанятых и легче справляться с текучестью кадров.
В результате получилось не только освободить силы бухгалтеров и кадровиков, но и реально сэкономить на этом:
- Теперь всё происходит в цифровом формате и в понятном личном кабинете — это освободило время кадровиков и бухгалтеров. Что это значит? Это значит, что не нужно больше сдержать огромный штат или переплачивать за переработки. Расходы офисов уменьшились на 1,7 млн, 840 и 420 тыс. рублей ежемесячно.
- Больше нет необходимости в аутсорс-рекрутинге — у HR появилось время, чтобы искать и интервьюировать новых сотрудников. Итак, избавившись от внешних услуг, компания сэкономила ещё 300 тысяч ежемесячных расходов.
- Временных исполнителей больше не нанимают в штат, в нём остался только ключевой персонал. Благодаря этому снизилась налоговая нагрузка на 24% — с 30 до 6%.
Итого более 3 млн сэкономленных рублей, которые теперь могут пойти на реализацию других, более важных ключевых задач. При этом бухгалтер и кадровик освобождены от бесконечной монотонной работы с документами: теперь им нужно нажимать пару кнопок в личном кабинете, чтобы сделки проходили в правовом поле и оплачивались вовремя.
