Как оформить самозанятого в 1С
1. Ввести самозанятого в программу
С начальной страницы откройте «Справочники» и перейдите в «Покупки и продажи» → «Контрагенты».
Новый самозанятый контрагент добавляется кликом по кнопке «Создать» с выбором для поля «Вид контрагента» опции
«Самозанятый» (в карточке останутся поля, касающиеся только исполнителей на НПД).
Будьте внимательны при заполнении полей с наименованиями. Там, где речь идет о наименовании для программы, можно вписать любое обозначение, по которому исполнителя будет удобно идентифицировать в 1С. Но в поле с наименованием для документов сведения о плательщике НПД должны быть из паспорта (полное ФИО), поскольку они будут использоваться для официальных документов (платёжного поручения и пр.).
2. Заполнить реквизиты
Для внесения реквизитов перейдите на вкладку «Банковские счета» и заполните поля:
- «Банк» — добавьте нужное учреждение из справочника;
- «Номер счета» — введите 20-значный номер счёта.
Чтобы сохранить сведения и привязать их к соответствующему контрагенту, нажмите «Записать и закрыть».
3. Создать договор
Для создания договора с самозанятым в 1С переключитесь на вкладку «Договоры» и кликните «Создать».
Укажите «Вид договора» → «С поставщиком». Ниже внесите реквизиты документа (номер, дату заключения), после чего они подтянутся в поле «Наименование». Далее в блоке «Расчёты»:
- впишите сумму вознаграждения по договору;
- поставьте в поле «% НДС» пункт «Без НДС», поскольку исполнители на НПД освобождены от уплаты налога на добавленную стоимость.
Для сохранения информации кликните «Записать и закрыть», после чего карточку контрагента можно закрыть.
4. Отразить полученные услуги
Перейдите к разделу «Покупки», а в нём к пункту «Поступление (акты, накладные, УПД)».
Для создания нового документа нажмите кнопку «Поступление». Как только вы введёте в поле «Контрагент» соответствующего самозанятого, в следующие поля автоматически подтянутся сведения о его договоре. При наличии нескольких договоров следует выбрать нужный документ, а при наличии на руках оригинала акта отметить галочкой справа от даты с ним «Получен».
Далее внесите сведения о самой услуге:
- кликните «Добавить»;
- добавьте из номенклатуры нужную услугу;
- заполните информацию о ней (количество, цену, счета бухгалтерского учёта).
5. Провести выплату
От способа оплаты, установленного договором, зависит, как вы можете оформить в 1С выплату вознаграждения самозанятому.
Для безналичной оплаты требуется платёжное поручение. Сформируйте его в разделе «Банк и касса» → «Банк» → «Платёжные поручения».
При его заполнении укажите:
- «Вид операции» — выбрать «Оплата поставщику»;
- «Получатель» — выбрать исполнителя, которому нужно выплатить вознаграждение, после чего подтянутся сведения в поля «Номер счёта» и «Договор»;
- «Сумма платежа» — внести фактическую стоимость услуги.
Для сохранения документа нажмите «Провести и закрыть». Чтобы выплатить вознаграждение, перейдите на «Платёжные поручения», выберите соответствующий документ и кликните «Отправить в банк».
Чтобы завершить проведение безналичной оплаты, разнесите банковские выписки. Для этого откройте раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»:
- Если у компании настроена синхронизация с банком, загрузите выписку.
- Если обмен не настроен, заполните по аналогии с заполнением платёжного поручения документ «Списание», затем нажмите «Провести и закрыть».
Выплате вознаграждения наличными из кассы предшествует создание расходного кассового ордера. Для этого откройте раздел «Банк и касса» → «Касса» и перейдите в «Кассовые документы».
Нажмите кнопку «Выдача» и внесите сведения в «Вид операции», «Получатель», «Сумма» (они будут такими же, как для платёжного поручения).
Расходный кассовый ордер будет сформирован автоматически после того, как вы выберете вывод документа на печать.
6. Добавить подтверждающие документы
Главная обязанность исполнителя на самозанятости — формировать в приложении «Мой налог» чек на сумму полученного от заказчика гонорара. Таким образом он декларирует свой доход для последующего расчёта налога в ФНС. Для вас, как заказчика, наличие чека обязательно для подтверждения своих расходов. Чтобы документ не затерялся, прикрепите его с помощью значка скрепки к платёжной квитанции или РКО.
Как заводить в 1С группу самозанятых
Если в вашей компании для выполнения работ привлекается много исполнителей на НПД, для удобства можно организовать по ним в 1С групповой учёт и выплаты.
1. Настроить полный интерфейс
На начальной странице откройте раздел «Администрирование» и выберите пункты «Настройки программы» → «Функциональность программы» → «Расчёты». Чтобы настроить конфигурацию 1С для самозанятых, отметьте галочкой пункт «Выплаты самозанятым».
2. Добавить самозанятых
Прежде всего создайте группу для исполнителей на НПД: кликните «Создать группу» на вкладке «Контрагенты» и присвойте ей название.
При групповом оформлении самозанятых в 1С создайте контрагентов по такому же принципу, как по отдельным исполнителям на НПД (смотрите пункт 1 предыдущего раздела). После этого поместите всех в созданную группу.
3. Отразить поступления услуг
Оформите поступление услуг от самозанятых через создание нового документа в разделе «Покупки», выбрав подразделы «Покупки» → «Выплаты самозанятым».
Для поля «Услуга» укажите:
- «Единая», если самозанятый персонал занимается одинаковой работой;
- «В списке», если исполнителям поручаются разные задачи.
Внесите нужных исполнителей на НПД в реестр через кнопку «Добавить». Программа также подтянет их банковские реквизиты.
Чтобы закончить формирование реестра исполнителей, нажмите «Провести и закрыть».
4. Отразить оплату услуг
Создайте документ «Списание с расчётного счёта» в разделе «Банковские выписки». Общий порядок действий будет таким же, как для проведения выплаты при индивидуальном оформлении самозанятых в 1С. Но для поля «Вид операции» нужно выбрать «Выплаты самозанятому» и подтянуть созданный ранее реестр.
Если вы используете для сотрудничества с исполнителями на НПД сервисы с функцией автоматического формирования чеков, здесь доступна функция их загрузки единым реестром.
Как упростить процесс
В целом порядок работы с самозанятыми в 1С похож на учёт остальных подрядчиков. Документы и бухгалтерские проводки по ним формируются аналогичным образом. Но для экономии времени и сокращения количества операций можно использовать функции группового оформления и выплат. Чтобы гарантированно получать чеки по каждой выплате и иметь основания учитывать выплаченные суммы в расходы при определении налогооблагаемой базы, можно организовать сотрудничество с исполнителями на НПД через платформу Рокет Ворк. Чеки будут формироваться и направляться автоматически после перечисления оплаты. Также здесь реализовано формирование договоров и актов, разработанных под сделки с самозанятыми. Их можно подписывать дистанционно электронной подписью, которая оформляется бесплатно при регистрации. Оплата через платформу также производится в один клик с автоматическим формированием платёжек, а данные по выплатам можно оперативно загрузить в систему учёта.
Отзывы подтверждают ещё одно преимущество Рокет Ворк — лёгкую интеграцию с 1С для учёта самозанятых контрагентов. При этом информация по ним автоматически переносится в справочники программы, а в раздел поступлений подтягиваются все ссылки на первичные документы — договоры с самозанятым, акты, чеки. По вашему запросу платформа также создаёт любую отчётность для выгрузки в 1С или 1С:ЗУП.