Расходы по самозанятым для юридических лиц

 

Ознакомимся с порядком расчётов для самозанятых, а также с расходами по ним для юридичеких лиц в данной статье.

Обязательный документ при расчётах – чек с указанными ниже реквизитами. При отсутствии каких-либо сведений или ошибок в них документ будет считаться некорректным. И не может использоваться для учёта:

• название документа;
• дата и время расчёта;
• сведения о товарах/работах/услугах (точные названия, цена за единицу и общая стоимость);
• ФИО, ИНН плательщика НПД;
• отметка о применении режима НПД;
• сведения о заказчике (ФИО или название компании, ИНН);
• уникальный идентификационный номер;
• QR-код для считывания.

Чек от самозанятого

Плательщик НПД формирует и передает заказчику чек в момент расчёта, если оплата проводится наличными, на электронный кошелек или с карты на карту. Или до 9-го числа следующего месяца, если оплата осуществляется через расчётный счёт. В последнем случае все равно указывается дата получения средств, а не формирования самого документа. Если осуществляется сначала предоплата, а позднее окончательный расчёт, чек формируется на каждый из платежей.

За нарушение сроков формирования и предоставления чеков для плательщика НПД предусмотрена ответственность по ст. 129.13 НК РФ в виде штрафа в размере 20% от суммы платежа. При повторном нарушении в течение 6 месяцев сумма штрафа увеличивается до 100%. Заказчик может самостоятельно сообщить о нарушении в налоговую инспекцию, в том числе онлайн-сервиса на сайте ФНС.

Передача чека возможна несколькими способами:

• в бумажной форме (предварительно распечатав из приложения);
• в электронной форме (в виде изображения документа или ссылки на него, отправленных на электронную почту, через соцсети или смс-сообщение);
• через считывание QR-кода с информацией о чеке с экрана своего смартфона.

Как учитывать расходы на самозанятых

Заказчик может учесть оплату за товары, работы или услуги самозанятого в расходах при работе на УСН «Доходы минус расходы», ОСНО, ЕСХН. Таким образом, можно уменьшить налоговую базу для расчета налога на прибыль на соответствующую сумму. При работе на УСН с объектом «Доходы» расходы вообще не учитываются. Соответственно и покупки у плательщика НПД или оплату его работ/услуг учесть не получится.

Основной документ, дающий основания для учёта, – чек. Именно наличие правильно оформленного документа даёт право учитывать указанные в нём суммы в расходах. При использовании платформы Рокет Ворк заказчик получает чеки от самозанятого автоматически. Соответственно исключается риск непредоставления документа, ошибок в нём и отсутствия оснований для учёта расходов. Здесь же можно автоматизировать другие процедуры. Проверка статуса плательщика НПД, выплата вознаграждения и пр.А также перевести в электронную форму весь документооборот.

Документы для учёта расходов

В соответствии с письмом ФНС № АБ-4-20/17902@ от 30.10.2020, чтобы учесть расходы по самозанятым для юридических лиц требуются дополнительные документы, подтверждающие сам факт сотрудничества. Это может быть:

• Договор. С самозанятыми заключается договор гражданско-правового характера. Также допускается вариант в виде оферты и устная форма (для немедленных сделок на сумму не более 10 000 руб.). Главное требование для первого случая – в нём не должно быть каких-либо формулировок и признаков, намекающих на трудовые отношения. Например, обязательств посещать офис, указания фиксированных сумм вознаграждения, выплачиваемых в «зарплатные» дни компании, графика работы, предоставления рабочего инвентаря и расходных материалов, штрафов за нарушение дисциплины и прочих пунктов, указанных в ст. 57 ТК РФ и Постановлении Пленума ВС РФ от 29.05.2018 № 15.
  В договоре следует обозначить, что исполнитель имеет статус плательщика НПД. А также установить для него обязательства предоставлять чек по каждой выплате и незамедлительно уведомлять о снятии с учёта в качестве плательщика НПД. Также стоит добавить пункты об ответственности за невыполнение этих требований.

• Акт выполненных работ (оказанных услуг). Документ выступает приложением к договору и дополнительно подтверждает факт выполнения работ, их точную дату или период. ФНС РФ рекомендует его заключать особенно в случае внесения 100% предоплаты.

Пример. ООО «Ромашка» заключило договор с самозанятым фотографом, который будет делать фотографии товаров для интернет-магазина. Договор заключили на 1 месяц и договорились о вознаграждении в размере 30 000 руб. Когда фотограф выполнил работу, стороны подписали акт. Компания перечислила исполнителю 30 000 руб., получила на эту сумму чек и отразила её в расходах.

Учёт самозанятых в бухгалтерском учёте

В бухгалтерии компании можно учесть только товары, услуги или работы от плательщика НПД, которые уже получены, оплачены и подтверждены чеком. Самозанятые отражаются на счёте 76 бухгалтерского учёта – «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами».  Допускается также использование счёта 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками». Но первый вариант более предпочтителен.

Нельзя использовать счёт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», поскольку он касается только расчётов с сотрудниками. А вознаграждение самозанятому за выполненные работы или оказанные услуги не относится к расходам на оплату труда.

Корреспондирующий счёт определяется с учётом характера работ или услуг по такому же принципу как для договоров с обычными физлицами. Например:

Пример. Компания заключила договор ГПХ с самозанятым юристом, который будет представлять её интересы в судебном процессе. Подобные услуги относятся к общехозяйственным расходам. Поэтому начисление вознаграждения будет отражаться проводкой Дебет 26 Кредит 76, перечисление денег юристу на банковскую карту – Дебет 76 Кредит 51

Возмещение расходов самозанятому

Обязательство компенсировать расходы работникам на ведение профессиональной деятельности предусмотрено нормами Трудового кодекса. Речь может идти о компенсациях за услуги связи, бензин для авто, использование личного имущества (инструментов, компьютера, автомобиля). А также проезд, найм жилья (при направлении в командировку). Но сотрудничество с самозанятыми регулируется нормами гражданского права в целом и гражданско-правовым договором в частности. Соответственно на них гарантии компенсаций не распространяются. Более того, выявление налоговой инспекцией признаков трудовых отношений между заказчиком и исполнителем грозит последнему дополнительными расходами (на оплату страховых взносов) и штрафами.

Это значит, что:

1. Заказчик должен заплатить самозанятому только вознаграждение, установленное договором. Подразумевается, что в эту сумму заложены в том числе расходы, необходимые на выполнение работ (оказание услуг). Если в процессе сотрудничества появляются дополнительные расходы, сторонам следует заключить дополнительное соглашение к договору с обновленной стоимостью заказа.
2. Плательщик НПД выписывает чек на всю сумму полученного от заказчика вознаграждения и с неё же уплачивает налог. В соответствии со ст. 8 закона № 422-ФЗ при определении налоговой базы расходы у самозанятых не учитываются.

Особенности налогообложения у самозанятого

Наличие у исполнителя статуса плательщика НПД означает, что организация не должна платить НДФЛ за самозанятого. А также не должна перечислять с его вознаграждения страховые взносы на пенсионное и социальное страхование и подавать отчётность по этим платежам. Он самостоятельно уплачивает за себя только налог на профессиональный доход (НПД).

Но эта схема работает только при соблюдении нескольких условий. Следует убедиться, что исполнитель:

1. Имеет актуальный статус плательщика НПД. Подтверждением может быть справка из приложения «Мой налог», предоставленная самозанятым. Или сведения, самостоятельно полученные на специальном сервисе ФНС. Статус следует проверять не только перед началом сотрудничества, но и перед проведением каждого платежа. Если окажется, что статус утерян из-за превышения лимита по доходу (более 2,4 млн. руб.), нужно будет удержать НДФЛ и уплатить страховые взносы с даты, кода был превышен лимит. При этом базой для расчёта будет сумма свыше ограничения в 2,4 млн. руб.
2. Занимается видом деятельности, разрешённым для применения НПД. Ограничения по ним утверждены ст. 4 закона № 422-ФЗ.
3. Никогда не был штатным работником компании или уволился более 2-х лет назад.

Еще одно важное условие – отсутствие признаков подмены трудовых отношений гражданскими. Если будет выявлено такое нарушение, компанию оштрафуют по п. 4 ст. 5.27 КоАП РФ на сумму от 5000 руб. для ИП и от 50 000 руб. для юрлиц. Налоговая обяжет уплатить НДФЛ и страховые взносы за весь период сотрудничества с плательщиком НПД. А также выпишет дополнительный штраф по ст. 122 НК – 40% от суммы задолженности.

Кроме указанных условий, важно правильно оформить документы о сотрудничестве с самозанятыми гражданами.

Сколько можно сэкономить при работе с самозанятыми?

Таким образом, при работе с самозанятыми можно экономить существенные суммы на налогах и страховых взносах с зарплаты. Поскольку не придётся уплачивать 13% НДФЛ и суммарно около 30% страховых взносов (на пенсионное, медицинское и социальное страхование). Компания потратит деньги только на вознаграждение самозанятому.

Например, нужно нанять маркетолога, который проведет исследование рынка и организует продвижение компании. Планируемый срок выполнения этой работы 4 месяца с вознаграждением за нее 280 000 рублей.

Если нанимать маркетолога в штат по трудовому договору, нужно заплатить не только зарплату 280 000 руб. (в пересчёте за месяц сумма составит 70 000 руб.), но и перечислить за него обязательные налоги и взносы. В итоге затраты за 4 месяца составят:

• НДФЛ: 280 000 х 13% = 36 400 руб.
• Страховые взносы: 280 000 х 30% = 84 000 руб.
• Итого: 36 400 + 84 000 = 120 400 руб.

Таким образом, при найме штатного маркетолога расходы увеличатся минимум на 120 400 руб. и составят суммарно 400 400 руб. Кроме того, возможны дополнительные затраты. На оборудование рабочего места, если такового нет в офисе компании. Например, покупку рабочего стола, стула, компьютера, расходных материалов, оплату пособия на случай временной нетрудоспособности (если сотрудник заболеет).

Если нанимать для выполнения указанных работ самозанятого по договору ГПХ, то расходы компании составят 280 000 руб. и ничего сверх этого. НДФЛ и страховые взносы никому из сторон платить не придётся. А налог на профессиональный доход исполнитель заплатит за себя самостоятельно по ставке 6% от полученного вознаграждения.

Чтобы привлечь к работе желаемого специалиста, компания также может увеличить вознаграждение плательщику НПД для компенсации налога. Достаточно указать в договоре соответствующую сумму. Это не запрещено законом, поскольку размер вознаграждения устанавливается по соглашению сторон. Для рассматриваемого примера тогда расходы увеличатся на 16 800 руб. (280 000 х 6%) и составят суммарно 296 800 руб. Именно эта сумма будет фигурировать в договоре и чеке. И даже этот вариант будет выгоднее по сравнению с уплатой НДФЛ и страховых взносов за штатного работника.