Какие нужны документы для оформления договора ГПХ

Документы для заключения договора с физическим лицом

Организация не может требовать от исполнителя тот же пакет документов, что и при заключении трудового соглашения. Их отношения регулируются Гражданским кодексом, и нормы Трудового кодекса в данном случае не действуют. В то же время в ГК РФ нет перечня обязательных документов, которые требуются для оформления. Поэтому стороны самостоятельно устанавливают список документов, который нужен, чтобы заказчик без проблем смог заплатить взносы и сдать отчётность (ст. 421 ГК РФ).

Договор ГПХ всегда оформляется с помощью договора. Исключение: если сделка составляет меньше 10 тыс. рублей, то стороны вправе договориться устно.

Стандартные документы для ГПХ:

• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта);
• паспорт и иной документ, который удостоверяет личность;
• ИНН (идентификационный номер налогоплательщика).

Трудовая книжка не предоставляется, т.к. запись в неё всё равно не делается. Если привлекается гражданин другого государства, то понадобится разрешение на работу или патент. Об этом подробно рассказывали здесь.

Исполнитель также предоставляет информацию о банковских реквизитах, т.е. куда ему перечислять вознаграждение. Перечень требуемых документов можно прописать в договоре, добавив информацию в пункт о правах и обязанностях сторон. Заказчик вправе запросить дополнительные документы, чтобы удостовериться в компетентности и опыте исполнителя, но их прописывать в контракте необязательно.

Это могут быть:

• документ об образовании;
• отзывы от предыдущих клиентов;
• выписка из трудовой книжки (если выполнял схожую работу, будучи в штате компании) и т.п.

Например, если организация хочет нанять репетитора по договору ГПХ, то может запросить документы о профильном образовании. И она вправе отказаться от услуг исполнителя, который не хочет или не может предоставить документ.

Напомним, что договор ГПХ заключается только для выполнения разовых задач. Если нужен специалист в штат, то оформляется трудовой договор.

Сотрудничество в рамках гражданско-правового контракта минимизирует количество рабочей документации. Допустим, приказ о приёме на работу по договору ГПХ не нужен. Что формируется:

• сам договор ГПХ, в котором прописываются обязанности, права и ответственность сторон;
• техническое задание — с перечнем работ для исполнителя;
• акт выполненных работ/оказанных услуг — документ, который подтверждает что задание сделано в срок, в полной мере и принято заказчиком.

Какие документы нужны для оформления по ГПХ с иностранным гражданином

Документов требуется чуть больше. Если нанимать сотрудника без документов, то заказчика ждёт административный штраф до 1 млн рублей. Либо могут приостановить деятельность организации до 90 суток.

Независимо от статуса иностранца, чтобы работать по гражданско-правовому соглашению, ему понадобятся:

• паспорт;
• СНИЛС — его выдают иностранным гражданам, которые постоянно или временно проживают на территории России;
• лицензия — в случае, если она нужна для выполняемой работы.

СНИЛС оформляется двумя способами: при личном обращении в Пенсионный фонд или через работодателя. Остальной список документов зависит от статуса иностранного гражданина — ВНЖ (вид на жительство) или РВП (разрешение на временное проживание), или разрешения на временное пребывание.

Если виза не нужна, то оформляется патент на работу, и ещё предоставляется миграционная карта. Для визового режима потребуется разрешение на работу. Для граждан стран, которые входят в Евразийский экономический союз (ЕАЭС), патент не понадобится.

Членами Евразийского экономического союза (ЕАЭС), помимо России, являются Казахстан, Кыргызстан, Белоруссия и Армения. Граждане этих государств могут приезжать в РФ и трудиться здесь без разрешения и патента на работу.

Иностранец, имеющий патент или разрешение, может находиться на территории России только в период, установленный миграционной службой. Если заключать договор ГПХ сверх указанных сроков, т.е. когда нахождение иностранного гражданина будет считаться нелегальным, то компания нарушит законодательство. Это влечёт ответственность.

Как только с иностранцем заключён договор ГПХ, заказчик уведомляет территориальный орган МВД. Можно прийти лично, отправить документ почтой или воспользоваться электронным способом. На это даётся три рабочих дня. Уведомить МВД нужно и при расторжении соглашения ГПХ. Если проигнорировать эти требования, организацию ждёт штраф до 800 тыс. рублей, либо приостановление деятельности до 90 суток.

Какие документы нужны для договора с физическим лицом в статусе самозанятого

В законодательстве не указан обязательный перечень документов. Необходимо руководствоваться нормами Гражданского кодекса РФ, но учитывать нюансы. Допустим, самозанятый не уплачивает НДФЛ и страховые взносы, поэтому предоставлять СНИЛС не нужно.

Основными документами будут:

• паспорт;
• справка о постановке на учёт;
• ИНН;
• банковские реквизиты.

Заказчику обязательно нужно проверить статус самозанятого перед заключением контракта. Это можно делать через сайт Налоговой или попросить исполнителя прислать соответствующую справку. Самозанятый выгружает документ через приложение «Мой Налог».

Напомним, что если исполнитель перестал быть самозанятым, то заказчик должен уплачивать НДФЛ за него. Чтобы не попасть на штрафы, необходимо каждый раз перед оплатой проверять статус самозанятого. Можно просить исполнителя каждый раз предоставлять справку, проверять самостоятельно или перейти на Рокет Ворк. На платформе процедура проверки проходит быстро и в автоматическом режиме. Заказчик может быть уверен в статусе исполнителя и в том, что не нарушает законодательство.

Иностранцы в качестве самозанятых

Граждане государств, которые входят в ЕАЭС, тоже могут стать самозанятыми. С ними заключать соглашение ГПХ проще и документов требуется меньше, чем при оформлении контракта с иностранцем без данного статуса.

Что требуется:

• паспорт иностранного гражданина;
• перевод паспорта на русский язык, который заверен нотариусом;
• миграционная карта;
• временная регистрация РФ;
• ИНН;
• СНИЛС (если есть);
• полис ДМС.

Для компании работать с самозанятым выгоднее, т.к. она не делает налоговые отчисления. Самозанятые самостоятельно уплачивает налог в размере 6% при работе с юридическими лицами вне зависимости от того, сколько иностранец провёл в России. Если подписывать договор с исполнителем-физическим лицом, который не является налоговым резидентом, т.е. проживает в России временно, нужно платить повышенный налог НДФЛ в размере 30%.

Уведомление о заключении и расторжении договора с самозанятым иностранцем также необходимо отправлять в МВД в течение трёх рабочих дней.

Кстати, важна и сумма вознаграждения, указанная в контракте. Дело в том, что суммы работ свыше 200 тыс. рублей попадают под валютный контроль. Скан такого соглашения необходимо направлять в банковское учреждение. Неважно, в чём выплачивается вознаграждение — в рублях или в иностранной валюте. Информация предоставляется при первом платеже исполнителю.

Какие документы нужны для оформления договора ГПХ с физическим лицом в статусе индивидуального предпринимателя

Правила заключения договора практически те же, что и при работе с обычным физлицом. Однако обязательно делается акцент, что исполнитель — субъект предпринимательской деятельности.

Почему это важно? Представители ФНС выписывают штрафы и доначисляют налоги за нарушения. Допустим, работник имеет статус ИП, но заключает договор как физическое лицо. Законом это не запрещено. Однако при проверке выясняется, что человек выполнял работы как ИП. Налоговики следят, чтобы оформленный между юрлицом и ИП договор не имели признаков договора ГПХ с обычным физлицом. Здесь разница в системе налогообложения.

Ещё обращают внимание на количество заказчиков у исполнителя. Иначе могут заподозрить признаки трудовых отношений. К тому же, сотрудники могут числиться у самого ИП. Есть риск, что договоры между сотрудниками ИП и юрлицом будут признаны трудовыми, тогда обе стороны будут оштрафованы.

Какую информацию предоставляет ИП-исполнитель:

• ОГРНИП;
• ИНН;
• банковские реквизиты;
• сведения из ЕГРИП о коде ОКВЭД, т.е. соответствуют ли коды оказываемой услуге.

Тем, кто хочет быстро заключать договоры с работниками и быстро проверять документы, пригодится сервис Рокет Ворк. Обе стороны регистрируются на платформе, потом формируется договор, который нужно подписать электронной подписью. Все процессы максимально прозрачны: доход декларируется, а выплаты производятся автоматически. Никто никого не обманывает, и с отчётностью всё в порядке.