Режим самозанятости
Федеральный закон предусматривает для самозанятых особый режим для уплаты налогов по сниженной ставке: 4% и 6% при оказании услуг физическим и юридическим лицам соответственно. Также исполнитель не обязан вести документооборот и бухучёт, а всю свою деятельность он фиксирует в приложении «Мой налог».
Особенность работы самозанятого заключается в следующих моментах — это:
- Возможность подтвердить свой статус справкой по форме КНД 1122036 о постановке на учёт.
- Необходимость фиксировать в приложении каждую оплату, полученную за выполненную работу или оказанную услугу.
- Формирование чеков и предоставление их заказчику в любой форме в обязательном порядке.
- Отсутствие необходимости заполнять налоговую декларацию.
Нужен ли договор при сотрудничестве с самозанятым
В законе нет жёстких требований о том, что при сотрудничестве с самозанятым необходимо заключать письменное соглашение. Договориться о сделке вполне можно и в устной форме, но всегда целесообразнее иметь бумажную с подписями обоих участников. Почему это важно и чем грозит отсутствие документов — рассказали здесь.
Это особенно важно, если в роли заказчика выступает ИП или юридическое лицо, поскольку они вынуждены вести упрощённый или полноценный учёт, и для них договор — это первичный документ. Такие клиенты чаще всего настроены на долговременное сотрудничество, поэтому оформление сделки нужно начинать с составления письменного соглашения. Для этого заказчику от исполнителя понадобятся:
- паспорт;
- справка о подтверждении статуса самозанятого по форме КНД 1122035.
Очень важно, чтобы в договоре не было признаков подмены трудовых отношений. Поэтому стоит уделить повышенное внимание его содержанию, поскольку плательщик НПД не вправе:
- участвовать в непрерывном технологическом процессе;
- иметь должностную инструкцию;
- подчиняться трудовой дисциплине;
- числится в табеле учёта рабочего времени;
- получать зарплату и социальные гарантии.
Документооборот при сотрудничестве с плательщиком НПД
Самозанятый должен знать, какие закрывающие документы он предоставляет заказчику: физическому или юридическому лицу. В первом варианте достаточно предъявить чек из приложения в бумажной или электронном формате. А при взаимодействии с ИП или компанией потребуется более полный пакет документов:
- акт приёма-передачи;
- счёт на оплату услуг;
- чек.
Акт выполненных работ
В списке закрывающих документов по самозанятым для юридических лиц есть акт по приёму-передаче выполненной работы. Но этот документ не является обязательным, а больше используется в качестве страховки в случае возникновения спорной ситуации. Акт составляют, если исполнитель:
- получает аванс;
- оказывает услугу в несколько этапов;
- вынужден аннулировать чек;
- некачественно выполнил работу.
Установленной законом формы для составления акт нет, но в документе должна быть ссылка на основной договор и информация о:
- участниках сделки;
- объёме и сроках выполнения работ;
- размере вознаграждения;
- наличии или отсутствии каких-либо претензий со стороны заказчика.
Подписанный акт является подтверждением того, что заказчик принял работу и не будет требовать возврата оплаты.
Счёт на оплату
Счёт на оплату также можно считать закрывающим документом для бухгалтерии от самозанятого. Предоставлять его необязательно, но он считается традиционной частью документооборота для организаций и ИП. Счёт вызывает больше доверия у заказчиков, чем просто реквизиты для перевода.
Если самозанятый выставит счёт, это ускорит процесс расчёта по сделке. Это связано с тем, что в таком документе всегда указаны полные реквизиты для оплаты и сроки перечисления вознаграждения. Благодаря чему заказчик уже не будет тянуть с оплатой.
Кассовый чек
Закон не обязывает самозанятых приобретать и устанавливать контрольно-кассовую технику. По этой причине исполнитель не обязан выдавать заказчику кассовый чек после получения оплаты за услугу. Подтверждением расходов заказчика на оплату услуг плательщика НПД служит чек, который формирует последний через приложение «Мой налог» по факту получения средств за работу.
Чек от самозанятого
У контрагентов может возникнуть вопрос относительно того, является ли чек самозанятого закрывающим документом. Однозначно, да. Более того, чек — это единственный обязательный документ, который оформляется в рамках сотрудничества с плательщиком НПД. Его в обязательном порядке формирует исполнитель и передаёт контрагенту.
Сам чек выглядит так:
Согласно закону, организации не вправе учитывать расходы, связанные с оплатой услуг самозанятых исполнителей при отсутствии чека. Получается, что этот документ является обязательным при определении налоговой базы на прибыль компании заказчика. Акт приёма-передачи работы и счёт на оплату не смогут в этом случае заменить чек. Они считаются лишь дополнительными документами, которые отражают, сроки и дату выполнения обязательств по сделке в случае внесения предоплаты.
Правила формирования чека
На основании закона плательщик НПД при получении вознаграждения за свои услуги обязан отразить эту информацию через:
- «Мой налог»;
- уполномоченный банк или электронный сервис.
Как только чек будет сформирован, его необходимо предъявить заказчику. Эта обязанность исполнителя прописана в Федеральном законе, что необходимо для отражения доходов в налоговой базе. Передать документ можно:
- В бумажном виде при личной встрече или заказным письмом.
- В электронном виде, отправив на электронную почту, через одну из социальных сетей или мессенджеров.
- Предъявив QR-код для сканирования.
Исполнитель обязан сформировать и передать чек заказчику:
- сразу после получения вознаграждения – при безналичном расчёте или переводе;
- не позднее 9 числа следующего месяца – при других вариантах платежа.
До момента получения вознаграждения исполнитель не должен приступать к формированию этого документа и передаче данных о доходах в ФНС.
Поскольку чек является главным закрывающим документом от самозанятого для ООО и других юрлиц, он должен быть оформлен по всем правилам и без ошибок. Иначе его придётся аннулировать, составить по этому поводу акт и заново внести правильные данные. Чаще всего для формирования чеков исполнители используют приложение. В этом документе обязательно должны присутствовать следующие сведения:
- название — чек;
- число и время расчётов;
- ФИО и ИНН исполнителя;
- возможность использования исполнителем льготного налогового режима;
- название товара, описание работы или услуги;
- размер вознаграждения;
- ИНН заказчика;
- QR-код, благодаря которому можно считать запись о расчёте в автоматизированной информационной системе ФНС;
- ИНН уполномоченного банка или оператора электронной площадки (при их участии в формировании чека или проведении расчётов);
- УИН чека — формируется автоматически при вводе данных.
Название товара, работы или услуги в чеке должно быть конкретизированным, чтобы его можно было идентифицировать. Если наименование будет обобщённым, у инспекторов могут возникнуть вопросы и претензии.
Электронный документооборот
Многие юрлица и ИП не работают с самозанятыми из-за сложности получить закрывающие документы. Это проблема особо остро ощущается, если исполнитель и заказчик проживают в разных городах или регионах. Упростить задачу поможет электронный документооборот. Такая услуга как раз есть на платформе Рокет Ворк, и она имеет сразу несколько положительных аспектов. Некоторые из них:
- Увеличение скорости рабочего процесса: не нужно тратить время на составление и подписание документов, поскольку всё происходит в режиме онлайн.
- Удобство: все бумаги можно отправлять и получать в любое время.
- Экономия: контрагентам не придётся тратить ресурсы на подготовку, печать и доставку документов.
- Безопасность: все данные в ЭДО зашифрованы и передаются по защищённым каналам.
Рокет Ворк можно передать весь документооборот и отчётность при сотрудничестве с внештатным персоналом. Все бумаги будут иметь законную силу, поскольку они заверяются электронной подписью, которая равнозначна собственноручной. А также на платформе сохраняется история сделок, и при необходимости всегда можно найти и выгрузить нужный документ.