Сроки формирования и выдачи чеков
Самозанятым не нужна для работы онлайн-касса. Для формирования чеков используется заменяющее её приложение «Мой налог» или посреднические сервисы. Сами документы могут быть переданы заказчику в бумажной или электронной форме. Последний вариант подразумевает отправку самого изображения документа или ссылки на него на электронную почту, через смс-сообщение или считывание с экрана устройства QR-кода.
Разумеется, в интересах клиента получить чек как можно раньше. Но допустимые для этого сроки установлены ст. 14 закона № 422-ФЗ:
- В день получения денег от заказчика. Если оплата произведена наличными, переводом с карты на карту или электронный кошелек.
- До 9-го числа месяца, следующего за месяцем поступления денег. Если деньги переводятся на банковский счёт. Например, при перечислении денег 25 октября, допустимый период формирования и передачи чека – до 9 ноября.
В случае проблем в работе с приложением самозанятый должен сформировать и предоставить чек не позднее следующего дня после того, как устранены неполадки. Такая задержка по уважительной причине не будет считаться нарушением.
Последствия для заказчиков
Если самозанятый не выдал чек юрлицу или индивидуальному предпринимателю, они теряют все преимущества от сотрудничества с ним:
- Не могут учесть расходы на товары/работы/услуги самозанятого при определении налогооблагаемой базы. Если заказчик работает на ОСНО, ЕСХН или УСН «Доходы минус расходы». В соответствии с письмом Минфина № 03-11-11/23570 от 31.03.2021 других документов для этой цели не предусмотрено. Акты можно использовать только в качестве дополнительного документа, подтверждающего дату или период выполнения работ.
- Приобретают обязательство начислить и доплатить в бюджет страховые взносы на пенсионное и социальное страхование с выплаченного самозанятому вознаграждения.
Для учёта расходов и освобождения от уплаты страховых взносов имеет значение не только факт наличия чека. Ошибки или отсутствие обязательных реквизитов также приравниваются к отсутствию документа. При его получении следует проверить наличие и правильность следующих сведений. К ним относятся: название, дата и время расчёта, сведения о самозанятом и применении режима НПД, перечень товаров (работ, услуг) и их стоимость. А также ИНН заказчика, QR-код для считывания и уникальный идентификационный номер. При формировании через посреднический сервис добавляется его название и ИНН. В случае ошибок плательщик НПД обязан аннулировать документ и сформировать новый с правильными данными. О том, что делать, если самозанятый аннулировал чек, рассказали тут.
Как исправить ситуацию
В законе о самозанятости нет инструкций, что делать, если самозанятый забыл выписать чек. Но рекомендации есть в разъяснениях ФНС на официальном сайте для плательщиков НПД и в отдельных письмах. Так, ему нужно внести оплату в «Мой налог» с указанием соответствующей даты платежа (даже, если она уже прошла). И она будет учтена при расчёте сумм налога в следующем месяце.
Клиентам самозанятого ФНС рекомендует сообщать о непредоставлении чека через онлайн сервис «Обратиться в ФНС России» (Письмо ФНС № СД-4-3/2899@ от 20.02.2019). Кроме того, налоговая может самостоятельно получать информацию о нарушении. Если запросит выписку по карте и обнаружит поступления денег за товары/работы/услуги, по которым не были сформированы чеки и, соответственно, уплачен налог.
Самозанятому, который не выдал чек, также грозит привлечение к ответственности по ст. 129.13 НК РФ за нарушение сроков порядка и сроков передачи сведений о расчётах. По ней предусмотрен штраф в размере 20% от полученного от заказчика вознаграждения. При повторном нарушении в течение 6 месяцев сумма штрафа будет равен полной сумме оплаты.
Меры профилактики нарушений
Мотивировать исполнителя вовремя выписывать чеки помогут:
- Напоминания о штрафах за невыдачу чека самозанятым по упомянутой выше ст. 129.13 НК РФ.
- Отдельные пункты в договоре, обязывающие плательщика НПД выдавать чеки в установленные сроки. Например, в течение 3-х дней после оплаты и ответственность за несоблюдение этого требования.
Но даже эти действия не гарантируют, что самозанятый будет добросовестно формировать и предоставлять чеки. На помощь могут прийти различные сервисы для работы с плательщиками НПД, которые автоматически направляют чеки после перевода денег за товар/работу/услугу. Такая функция есть на платформе Рокет Ворк. Платформа имеет еще ряд удобных сервисов. Биржу специалистов, сервис расчётов и оплаты налогов, проверки актуальности статуса плательщика НПД. При регистрации в Рокет Ворк заказчики и исполнители бесплатно получают усиленные электронные подписи. Это позволит наладить электронный документооборот без дополнительных затрат.