Не менее важен документ и его заказчикам (если это ИП или организация), чтобы обосновать свои расходы и не уплачивать налоги за сотрудничество. Поэтому самозанятому важно знать, как правильно и вовремя сделать чек.
Когда самозанятый обязан выдать чек
В общем случае самозанятый должен выдать чек при получении денег от заказчика. Речь идёт о случаях, когда расчёт осуществляется наличными или через электронные средства платежа (ЭСП). К последним относятся переводы средств с карты на карту, через платёжные системы (Webmoney, ЮMoney) или интернет-банкинг (например, Сбербанк Онлайн). Если деньги поступили в нерабочее время (ночью, в выходной день) можно сформировать чек на следующий рабочий день.
Но для случаев, когда оплата осуществляется посредством других форм безналичного расчета, допускается своего рода отсрочка — до 9-го числа месяца, следующего за месяцем поступления денег. Она установлена п. 3 ст. 14 закона № 422-ФЗ от 27.11.2018. Как правило, это касается случаев, когда оплата осуществляется на банковский счёт и самозанятый должен выбить чек юридическому лицу. Но при этом указывается фактическая дата оказания услуги или продажи товара, даже если деньги за них поступили позже.
Как сформировать чек
Самозанятому не нужно использовать кассу ККТ. Её функции выполняет приложение для работы «Мой налог», в котором можно в том числе формировать чек. Кроме того, можно воспользоваться разделом «Мой налог» в личном кабинете на сайте ФНС. В любом случае процедура не занимает много времени. Главное, не забывать вообще о такой необходимости.
Чтобы сделать чек в «Мой налог», самозанятому нужно:
- Нажать кнопку «Новая продажа».
- Заполнить сведения о товаре/услуге: наименование, стоимость, дата сделки. При этом следует использовать предельно точную формулировку (например, оплата аренды квартиры за август 2022 года).
- Указать, для кого самозанятый оформляет чек — для физических лиц или для юридических лиц и ИП. В последнем случае нужно добавить ИНН и наименование заказчика. Указание статуса необходимо, чтобы разделять доходы от частных лиц и компаний, поскольку для них установлены разные налоговые ставки (4% и 6% соответственно).
- Нажать кнопку «Сформировать чек».
Все эти действия можно делать вручную, а можно использовать специальные сервисы, которые облегчают работу и автоматизируют процессы. Один из таких — Рокет Ворк, с которым чек будет автоматически формироваться после поступления оплаты. Кроме того, платформа покрывает весь цикл взаимодействия с клиентами, начиная от поиска заказов и подписания договора, заканчивая получением оплаты и удержанием налогов.
Полезные рекомендации
Правильно и быстро сформировать чек самозанятому помогут следующие рекомендации:
- Всегда указывается полная сумма, которую оплатил заказчик. Нельзя вычитать из полученного дохода расходы или сумму подлежащего уплате налога.
- Если клиент оплачивает товар в иностранной валюте, нужно перевести сумму в рубли и указать именно её. При этом используется курс Центробанка на дату платежа, а не формирования чека.
- Если самозанятый регулярно оказывает клиенту одну и ту же услугу по одинаковой цене, можно выписать новый документ на основе предыдущего. Последний нужно открыть через историю операций и нажать кнопку «Повторить».
Образец чека самозанятого
Готовый документ содержит следующие сведения, перечень которых определен п. 6 ст. 14 закона № 422-ФЗ:
- название;
- дата и время платежа;
- сведения о самозанятом: ФИО, ИНН;
- отметка об использовании режима НПД;
- информация о товаре/услуге/работе (наименование, количество);
- стоимость единицы и итоговая сумма;
- ИНН, название (ФИО) заказчика (если это юр лицо или ИП);
- QR-код;
- уникальный идентификационный номер (присваивается налоговым органов в момент формирования).
Готовый документ выглядит так:
Если документ создаётся с использованием сервиса-посредника (операторов электронных площадок, кредитных учреждений), добавляется его название и ИНН.
Как передавать чек покупателю
Способы передачи утверждены п. 5 ст. 14 закона № 422-ФЗ. Среди возможных вариантов:
- Отправлять в электронном виде (через e-mail или удобный мессенджер);
- Распечатать на принтере и передать в бумажном виде. Это можно сделать лично, через курьера или почтовым отправлением.
- Предложить клиенту считать QR-код с экрана своего смартфона.
Законодательством не установлено, кто выбирает способ передачи чека и обязательность выдачи именно в бумажной форме. Главное не забывать, что самозанятому обязательно отправить чек покупателю. Соответственно, если нельзя его передать в электронном виде (например, из-за отсутствия смартфона), то следует выдавать документ на бумажном носителе.
Заказчик может проверить подлинность чека самозанятого только с помощью QR-кода — достаточно навести на него камеру смартфона и откроется оригинал документа на сайте налоговой.
Для этой цели нет смысла использовать приложение «Проверка кассовых чеков ФНС», поскольку оно предназначено для проверки документов, сформированных через онлайн-кассу. Документы, формируемые через «Мой налог» или посреднические сервисы, к такой категории не относится, и система может не распознать их.
Ошибки и их исправление
При формировании документа важно следить за отсутствием ошибок. Они могут касаться:
- Суммы расчёта. Речь идёт об элементарных опечатках или незнании особенностей функционирования режима НПД (например, указания суммы за вычетом налогов).
- Сведений о клиенте. Если чек от самозанятого предназначается юридическому лицу или ИП, нужно указывать их ИНН. При этом важно внимательно вносить каждую цифру номера, чтобы случайно не оформить продажу на другую организацию.
- Сведений о товаре, работе, услуге. Размытые формулировки ФНС может расценить как признак подмены трудовых отношений, что повлечёт за собой внеплановую проверку плательщика НПД и его клиента.
При обнаружении ошибок разрешается аннулировать чек в приложении для самозанятых «Мой налог» и сформировать новый правильный документ. Для этого нужно:
- найти в истории продаж нужный вариант;
- нажать кнопку «Аннулировать»;
- указать соответствующую причину (ошибки при формировании или возврат средств).
Аннуляция также может потребоваться, если покупатель возвращает товар или заказчик отказывается от услуги после уплаты аванса.
Просто так удалять чеки после передачи заказчику нельзя. При удалении приложение запрашивает пояснение. Если его не будет, ФНС может заблокировать приложение и инициировать проверку плательщика НПД.
Ответственность
Чек о поступлении средств — единственный вариант уведомления ФНС о доходе самозанятого, соответственно, его непробитие расценивается как уклонение от уплаты налогов. При выявлении нарушения в первый раз выписывается штраф в размере 20% от суммы платежа. Если нарушение будет повторно зафиксировано в течение полугода, штраф взимается в размере полной суммы платежа. (ст. 129.13 НК РФ).
Единственное исключение, когда не привлекают к ответственности — сбои в работе приложения «Мой налог». Но нужно сформировать и выдать чек в течение суток после устранения неполадок (п. 9 ст. 3 закона № 422-ФЗ).